Guide Utilisateur

Créer votre compte

La création de votre compte MAOS se fait en 5 étapes simples. L'ensemble du processus prend moins de 3 minutes.

1. 1Rendez-vous sur www.maossoft.com, choisissez votre pack et créez votre compte.
2. 2Renseignez votre adresse email professionnelle et choisissez un mot de passe sécurisé (minimum 8 caractères, incluant majuscule, chiffre et caractère spécial).
3. 3Sélectionnez votre secteur d'activité (Gestion commerciale, Restauration, Services, etc.). Ce choix détermine les modules activés par défaut.
4. 4Choisissez votre pays (Maroc, France, ou International). MAOS configure automatiquement le plan comptable, la devise et les taxes correspondantes.
5. 5Sélectionnez votre pack (STANDARD, PRO ou PRO+). Vous pouvez changer de pack à tout moment depuis les paramètres.

Première connexion

Après la création de votre compte, vous êtes automatiquement connecté à votre espace MAOS. Voici ce que vous verrez :

• Tableau de bord : Vue d'ensemble de votre activité (vide au début, il se remplit à mesure que vous saisissez des données).
• Sidebar gauche : Accès à tous les modules actifs de votre pack.
• MAOS Talk : L'assistant IA en bas à droite, prêt à répondre à vos questions.

Naviguer dans MAOS

L'interface MAOS est organisée pour un accès rapide à toutes vos données :

• Sidebar (menu latéral) — Présente à gauche sur desktop, accessible via le menu hamburger sur mobile. Chaque module (Ventes, Achats, Stock, etc.) est regroupé dans une section dépliable.
• Tableau de bord — La page d'accueil après connexion. Affiche les KPIs clés : chiffre d'affaires, factures impayées, commandes en cours, niveau de stock.
• Recherche — Utilisez MAOS Talk pour chercher n'importe quelle information. Tapez "Cherche la facture 1234" ou "Quel est le solde du client X ?".
• Fil d'Ariane — En haut de chaque page, le breadcrumb vous indique votre position et permet de revenir facilement en arrière.

Configurer votre entreprise

Depuis Paramètres > Entreprise, configurez les informations de votre société :

1. 1Logo de l'entreprise : Uploadez votre logo au format PNG ou JPG. Il apparaîtra sur tous vos documents (factures, devis, bons de commande).
2. 2Informations légales : Raison sociale, forme juridique, numéro de registre de commerce (RC), identifiant fiscal (IF), ICE.
3. 3Adresse : Adresse complète du siège social qui figurera sur vos documents officiels.
4. 4Devise : Sélectionnez votre devise principale (MAD, EUR, USD). Les transactions dans d'autres devises seront converties automatiquement.
5. 5Informations bancaires : RIB et coordonnées bancaires pour affichage sur les factures.

Créer un client

Rendez-vous dans CRM > Clients et cliquez sur Nouveau client.

1. 1Renseignez le nom du client (personne ou société).
2. 2Sélectionnez le type : Individu ou Société.
3. 3Ajoutez le groupe client (Particulier, Professionnel, Grossiste, etc.).
4. 4Renseignez les informations de contact : email, téléphone, adresse.
5. 5Enregistrez. Le client est immédiatement disponible dans tous les formulaires de vente.

Créer un devis

Depuis Ventes > Devis, cliquez sur Nouveau devis.

1. 1Sélectionnez le client dans la liste déroulante.
2. 2Ajoutez les articles : recherchez par nom ou code, précisez la quantité et le prix unitaire.
3. 3Les taxes (TVA) sont calculées automatiquement selon le profil fiscal de votre entreprise.
4. 4Ajoutez une remise globale si nécessaire (en pourcentage ou en montant fixe).
5. 5Vérifiez le total et cliquez sur Enregistrer. Le devis est créé en statut Brouillon.
6. 6Cliquez sur Confirmer pour envoyer le devis au client ou le convertir en commande.

Convertir un devis en commande

Lorsque votre client accepte le devis, vous pouvez le convertir en commande client en un clic :

1. 1Ouvrez le devis accepté depuis Ventes > Devis.
2. 2Cliquez sur le bouton Convertir en commande.
3. 3MAOS pré-remplit automatiquement la commande avec toutes les informations du devis (client, articles, prix, taxes).
4. 4Vérifiez les informations et cliquez sur Confirmer.

Créer une facture

Depuis Ventes > Factures, cliquez sur Nouvelle facture.

1. 1Sélectionnez le client.
2. 2Ajoutez les articles avec quantités et prix. La TVA est calculée automatiquement.
3. 3Définissez la date de facture et la date d'échéance.
4. 4Enregistrez en brouillon puis cliquez sur Confirmer pour valider la facture.

Une facture confirmée génère automatiquement les écritures comptables correspondantes (journal de ventes, TVA collectée).

Enregistrer un paiement

Lorsque vous recevez un paiement, enregistrez-le depuis Ventes > Paiements ou directement depuis la facture.

1. 1Ouvrez la facture concernée et cliquez sur Enregistrer un paiement.
2. 2Sélectionnez le mode de paiement (virement, chèque, espèces, carte bancaire).
3. 3Saisissez le montant reçu. Les paiements partiels sont acceptés.
4. 4Validez. Le statut de la facture passe automatiquement à Payé (ou Partiellement payé).

Imprimer / exporter en PDF

Chaque document (facture, devis, bon de commande, bon de livraison) peut être exporté en PDF professionnel :

1. 1Ouvrez le document souhaité.
2. 2Cliquez sur l'icône PDF dans la barre d'actions (ou le bouton Télécharger PDF sur la ligne du document dans la liste).
3. 3Le PDF est généré instantanément avec votre logo, les coordonnées de l'entreprise, le détail des articles, les taxes et le total.

Le PDF inclut automatiquement : en-tête avec logo et informations légales, tableau des articles, récapitulatif TVA, total TTC, conditions de paiement et coordonnées bancaires.

Créer un fournisseur

Depuis Achats > Fournisseurs, cliquez sur Nouveau fournisseur.

1. 1Saisissez le nom du fournisseur.
2. 2Sélectionnez le type et le groupe fournisseur.
3. 3Ajoutez les coordonnées : email, téléphone, adresse, pays.
4. 4Enregistrez. Le fournisseur est disponible dans tous les formulaires d'achat.

Créer un bon de commande

Depuis Achats > Bons de commande, cliquez sur Nouveau bon de commande.

1. 1Sélectionnez le fournisseur.
2. 2Ajoutez les articles à commander avec quantités et prix d'achat.
3. 3Définissez la date de livraison souhaitée.
4. 4Enregistrez puis confirmez le bon de commande.

Enregistrer une réception

Lorsque vous recevez des marchandises, enregistrez la réception depuis Achats > Réceptions.

1. 1Créez un nouveau bon de réception, en sélectionnant le bon de commande correspondant.
2. 2Vérifiez les quantités reçues par rapport aux quantités commandées.
3. 3Sélectionnez l'entrepôt de destination.
4. 4Validez. Le stock est automatiquement mis à jour.

Créer une facture fournisseur

Depuis Achats > Factures fournisseurs, enregistrez les factures de vos fournisseurs.

1. 1Sélectionnez le fournisseur et le bon de commande ou réception associé.
2. 2Vérifiez les montants, articles et taxes.
3. 3Saisissez le numéro de facture du fournisseur comme référence.
4. 4Validez. Les écritures comptables d'achat sont générées automatiquement.

Ajouter un article

Depuis Stock > Articles, cliquez sur Nouvel article.

1. 1Saisissez le nom de l'article et son code (généré automatiquement si vide).
2. 2Sélectionnez le groupe d'articles et l'unité de mesure (pièce, kg, litre, etc.).
3. 3Définissez le prix de vente standard et le prix d'achat.
4. 4Activez le suivi de stock si vous gérez l'inventaire de cet article.
5. 5Enregistrez. L'article est disponible dans tous les formulaires de vente et d'achat.

Mouvements de stock

Les mouvements de stock sont enregistrés depuis Stock > Écritures de stock. Trois types de mouvements sont disponibles :

• Réception — Entrée de marchandises en stock (liée à un bon de réception ou saisie manuelle).
• Sortie — Sortie de marchandises (liée à un bon de livraison, casse, perte, etc.).
• Transfert — Déplacement d'articles entre deux entrepôts.

La plupart des mouvements sont automatiques : une vente facturée diminue le stock, une réception l'augmente. Les écritures manuelles servent aux ajustements et corrections.

Consulter les niveaux de stock

La page Stock > Tableau de bord affiche en temps réel les niveaux de stock par article et par entrepôt.

• Quantité en stock actuelle par article
• Répartition par entrepôt
• Valeur totale du stock
• Articles en rupture ou sous le seuil d'alerte

Multi-entrepôts

MAOS supporte la gestion multi-entrepôts. Chaque mouvement de stock est associé à un entrepôt spécifique.

• Entrepôt principal — Configuré automatiquement à la création de votre compte (ex: "Stores - DEMO").
• Entrepôts supplémentaires — Créez autant d'entrepôts que nécessaire (magasin, dépôt, véhicule, etc.).
• Transferts inter-entrepôts — Déplacez des articles d'un entrepôt à l'autre via les écritures de stock.

Grand Livre

Le Grand Livre (accessible depuis Comptabilité > Grand Livre) affiche toutes les écritures comptables de votre entreprise, triées par date.

• Filtrez par compte, période, type d'écriture
• Chaque écriture est liée au document source (facture, paiement, etc.)
• Export PDF et CSV disponibles

Compte de résultat (P&L)

Le Compte de résultat présente vos revenus et charges sur une période donnée. Il est généré automatiquement à partir de vos écritures comptables.

• Revenus — Total des ventes facturées sur la période.
• Charges — Total des achats et frais enregistrés.
• Résultat net — Différence entre revenus et charges.

Bilan

Le Bilan présente la situation financière de votre entreprise à un instant donné : actifs, passifs et capitaux propres.

Il est calculé automatiquement à partir du plan comptable et des écritures. Aucune saisie supplémentaire n'est nécessaire si vos factures et paiements sont à jour.

Trésorerie

La page Comptabilité > Trésorerie vous donne une vue en temps réel de vos flux de trésorerie :

• Solde bancaire actuel
• Entrées prévues (factures clients à encaisser)
• Sorties prévues (factures fournisseurs à payer)
• Évolution sur les 30 derniers jours

Écritures de journal

Les écritures de journal permettent de saisir des opérations comptables manuelles (ajustements, OD, amortissements, etc.).

1. 1Depuis Comptabilité > Écritures de journal, cliquez sur Nouvelle écriture.
2. 2Sélectionnez le type d'écriture (Écriture de journal, Écriture d'ouverture, etc.).
3. 3Ajoutez les lignes : compte débité, compte crédité, montant.
4. 4Le total débit doit être égal au total crédit. MAOS empêche l'enregistrement si ce n'est pas le cas.
5. 5Enregistrez et validez.

Pipeline de ventes (Kanban)

Le Pipeline CRM affiche vos opportunités commerciales sous forme de tableau Kanban, avec les étapes :

• Prospection — Premier contact établi.
• Qualification — Besoin identifié et budget confirmé.
• Proposition — Devis envoyé au prospect.
• Négociation — Discussions en cours.
• Gagné / Perdu — Résultat final de l'opportunité.

Déplacez les cartes d'une colonne à l'autre pour suivre la progression de chaque opportunité.

Gérer les leads

Un Lead est un prospect potentiel qui n'est pas encore client. Depuis CRM > Leads :

1. 1Créez un lead avec nom, société, email et source (site web, salon, recommandation, etc.).
2. 2Qualifiez le lead en renseignant son besoin et son budget estimé.
3. 3Convertissez le lead en client lorsqu'il est qualifié, puis créez une opportunité.

Suivre les opportunités

Les Opportunités représentent des affaires en cours avec un montant et une probabilité de conclusion.

• Associez chaque opportunité à un client ou lead
• Estimez le montant potentiel et la date de conclusion
• Suivez la progression dans le pipeline Kanban
• Convertissez en devis quand l'opportunité est concrète

Poser une question sur vos données

MAOS Talk est votre assistant IA intégré, accessible en bas à droite de l'écran ou via le menu. Il interroge vos données réelles pour répondre à vos questions.

Comment ça marche :

1. 1Cliquez sur l'icône MAOS Talk ou tapez votre question dans le champ de saisie.
2. 2MAOS analyse votre question et identifie les données pertinentes (ventes, achats, stock, etc.).
3. 3L'assistant consulte vos données réelles et formule une réponse claire avec des chiffres concrets.
4. 4Vous pouvez enchaîner les questions dans la même conversation pour approfondir un sujet.

Exemples de questions utiles

Voici 15 exemples de questions que vous pouvez poser à MAOS Talk :

Générer un rapport PDF par la voix

MAOS Talk supporte la saisie et la réponse vocales. Vous pouvez générer des rapports PDF simplement en parlant :

1. 1Cliquez sur l'icône microphone dans MAOS Talk.
2. 2Dites par exemple : "Génère un rapport des ventes de janvier" ou "Donne-moi un rapport financier du trimestre".
3. 3MAOS analyse votre demande, collecte les données et génère le PDF.
4. 4Le rapport est téléchargé automatiquement sur votre appareil.

Types de rapports disponibles par la voix : rapport de ventes, rapport financier, rapport de stock, rapport d'achats, analyse CRM, et plus encore.

Langues supportées

MAOS Talk comprend et répond dans 3 langues principales :

• Français — Langue par défaut. Toutes les fonctionnalités sont disponibles en français.
• Arabe — Support complet avec synthèse vocale adaptée. Idéal pour les utilisateurs marocains.
• Anglais — Support complet pour les équipes internationales.

La détection de langue est automatique : parlez ou écrivez dans la langue de votre choix et MAOS répond dans la même langue.

Gérer les utilisateurs et rôles

Depuis Paramètres > Utilisateurs, gérez l'accès de votre équipe :

• Propriétaire (Owner) — Accès complet à tous les modules et paramètres. Peut gérer les utilisateurs et l'abonnement.
• Administrateur (Admin) — Accès à tous les modules opérationnels. Ne peut pas modifier l'abonnement.
• Manager — Accès aux modules de son périmètre (ventes, achats, etc.).
• Employé — Accès limite à la saisie de données dans les modules autorisés.

1. 1Cliquez sur Inviter un utilisateur.
2. 2Saisissez l'email de la personne à inviter.
3. 3Sélectionnez son rôle (Admin, Manager, Employé).
4. 4L'utilisateur reçoit un email d'invitation pour créer son mot de passe.

Changer de pack

Passez d'un pack à l'autre depuis Paramètres > Abonnement :

• STANDARD (499 MAD TTC/mois) — Gestion commerciale de base chat IA essentiel.
• PRO (999 MAD TTC/mois) — + Achats, stock, recommandations IA.
• PRO+ (1 999 MAD TTC/mois) — Tous les modules, IA stratégique, agent vocal.

Le passage à un pack supérieur est immédiat. Le passage à un pack inférieur prend effet au prochain cycle de facturation. Aucune donnée n'est perdue lors du changement.

Facturation et abonnement

La page Facturation (accessible via le menu utilisateur) affiche :

• Votre pack actuel et sa date de renouvellement
• L'historique de vos paiements
• Les factures MAOS téléchargeable en PDF
• La gestion de votre moyen de paiement (carte bancaire via Stripe)

Exporter vos données

Vous êtes propriétaire de vos données. MAOS offre plusieurs options d'export :

• Export PDF — Chaque document (facture, devis, etc.) et chaque rapport peut être téléchargé en PDF.
• Export des listes — Les tableaux de données (clients, articles, factures) peuvent être exportés.
• Rapports complets — Demandez à MAOS Talk de générer un rapport PDF complet par domaine (ventes, achats, comptabilité, stock).

Questions fréquentes